أوامر الذكاء الاصطناعي في العمل المكتبي: الطريقة و10 أوامر جاهزة للتكييف

الأمر الجيد (prompt) ليس سحرًا: إنه تعليمات واضحة، مثل التي تعطيها لزميل جديد كفء لا يعرف مقاولتك ولا زبناءك. يقدم لك هذا المقال أولًا طريقة بسيطة لكتابة هذه التعليمات، ثم 10 أوامر جاهزة للتكييف مع أكثر المهام المكتبية شيوعًا في المغرب: الرسائل الإلكترونية، والمحاضر، وExcel، والترجمة، والتذكير بالأداء، وإعلانات التوظيف.

تشتغل هذه الأوامر مع النسخ المجانية من ChatGPT وClaude وGemini وCopilot. استبدل كل ما بين معقوفتين، مثل [الزبون] أو [التاريخ]، بمعطياتك الخاصة، ولا تلصق أبدًا معطيات سرية.

الطريقة: ستة عناصر لأمر ناجح

أغلب الأجوبة المخيبة سببها طلب قصير جدًا. عبارة "اكتب لي محضر الاجتماع" تترك الأداة تخمن لمن تكتب، وبأي أسلوب، وبأي قدر من التفاصيل. فتختار الصيغة الأكثر عمومية. لتتجنب ذلك، ابن طلبك من ستة عناصر.

لست في حاجة إلى العناصر الستة في كل مرة. في المهمة البسيطة، تكفي المهمة والشكل غالبًا. وكلما كانت النتيجة مهمة، أضفت سياقًا وقيودًا أكثر.

دع الذكاء الاصطناعي يطرح عليك الأسئلة

اختم طلباتك المهمة بهذه الجملة: "قبل أن تجيب، اطرح علي الأسئلة التي تحتاجها لتنجز عملًا دقيقًا." عندها تسألك الأداة عما تجهله (المرسل إليه، والهدف، والأسلوب، والأرقام) بدل أن تختلقه. تجيب أنت، ثم تنتج هي النتيجة. وهذا غالبًا أقصر طريق إلى جواب قريب مما تنتظره.

صحح بدل أن تبدأ من جديد

الجواب الأول مسودة. بدل أن تفتح محادثة جديدة وتعيد كتابة كل شيء، أعط تصحيحات دقيقة في المحادثة نفسها، فالأداة تحتفظ بالسياق.

• "أقصر: 80 كلمة على الأكثر."
• "أسلوب أكثر حزمًا، لكن مهذب دائمًا."
• "احتفظ بالفقرة الثانية وأعد كتابة الباقي."
• "قدم المحتوى نفسه في جدول."
• "ما الذي ينقص ليتخذ المدير قرارًا؟"

حين تناسبك صيغة ما، احفظ الأمر النهائي في وثيقة. أسبوعًا بعد أسبوع، تبني مكتبتك الخاصة، المناسبة لمنصبك.

10 أوامر جاهزة للتكييف في العمل المكتبي

كل أمر يتبع الطريقة السابقة. استبدل ما بين المعقوفتين، وأضف سياقك، واحذف ما لا يعنيك. يمكنك أيضًا أن تكتب الأمر بالفرنسية إن كانت وثائقك بالفرنسية، فالأداة تفهم اللغتين. وقبل لصق أي وثيقة، احذف الأسماء وأرقام البطاقة الوطنية والهواتف والمبالغ الحساسة وكل ما هو سري: مقالنا حول ChatGPT في العمل والقانون 09.08 يشرح السبب والطريقة.

1. تلخيص ملف PDF طويل في مذكرة من صفحة واحدة

متى تستعمله: دورية، أو تقرير، أو دفتر تحملات، أو مذكرة داخلية من عشرات الصفحات يريدها مسؤولك "في صفحة واحدة".

ما يجب التحقق منه: افتح الوثيقة في الصفحات المذكورة لتراجع التواريخ والمبالغ والالتزامات. قد يغفل الملخص استثناءً مهمًا موجودًا في ملحق. وإن رفضت الأداة ملفًا ثقيلًا، فقسمه إلى عدة أجزاء.

2. الرد بأدب على رسالة صعبة

متى تستعمله: زبون غير راض، أو مورد متأخر، أو زميل منزعج. تريد أن تبقى مهذبًا دون أن تتنازل عن الجوهر.

ما يجب التحقق منه: يجب أن تطابق الالتزامات (الآجال، والتخفيضات، والاسترجاع) ما تستطيع الوفاء به فعلًا. اقرأ الرد بصوت مرتفع: العبارة الجافة جدًا أو الخاضعة جدًا تظهر فورًا.

3. تحويل ملاحظات اجتماع إلى محضر

متى تستعمله: بعد اجتماع، مع ملاحظات متفرقة، نصفها بالفرنسية ونصفها بالدارجة.

ما يجب التحقق منه: هل اتُّخذ كل قرار فعلًا، أم نوقش فقط؟ أكمل كل خانة "يحدد لاحقًا" قبل الإرسال. واطلب من رئيس الاجتماع أن يصادق على المحضر.

4. كتابة صيغة Excel وشرحها

متى تستعمله: حساب العمولات، أو تتبع الآجال، أو المطابقة بين لائحتين.

ما يجب التحقق منه: جرب الصيغة على بضعة أسطر تعرف نتيجتها مسبقًا. في نسخة Excel الفرنسية، أسماء الدوال مترجمة (SI بدل IF)، وغالبًا ما تُفصل المعطيات بفاصلة منقوطة: حدد نسختك. ولمزيد من الاستعمالات في الأرقام، اطلع على دليلنا حول الذكاء الاصطناعي للمحاسبين في المغرب.

5. استخراج جدول من وثيقة

متى تستعمله: لائحة أثمان في ملف PDF، أو كشف حساب، أو سند طلب ممسوح ضوئيًا تريد نقله إلى جدول.

ما يجب التحقق منه: قارن عدد الأسطر والمجموع مع الوثيقة الأصلية. الوثائق الممسوحة ضوئيًا تسبب أخطاء في الأرقام (8 تقرأ 3، أو فاصلة في غير مكانها). راجع على الأقل أكبر المبالغ.

6. مقارنة نسختين من عقد أو مسطرة

متى تستعمله: شريك يعيد إليك عقدًا "معدلًا قليلًا"، أو مسطرة داخلية حُيّنت للتو.

ما يجب التحقق منه: قد يفوت الذكاء الاصطناعي تعديلًا ما، خاصة رقمًا أو أداة نفي مضافة. أعد بنفسك قراءة البنود الحساسة في النسختين، واعرض على قانوني كل ما يُلزم المقاولة. وسيجد المهنيون في المجال القانوني حالات عملية أكثر في مقالنا حول الذكاء الاصطناعي للمحامين والقانونيين.

7. الترجمة مع الحفاظ على الأسلوب المهني

متى تستعمله: رسالة محررة بالفرنسية يجب إرسالها بالعربية إلى إدارة، أو عرض يجب إرساله بالإنجليزية إلى شريك.

ما يجب التحقق منه: الأرقام والتواريخ والأسماء والمصطلحات التقنية، واحدًا واحدًا. لائحة المصطلحات المترددة فيها تدلك على ما تراجعه أولًا. وفي الوثائق الرسمية، اطلب من شخص يتقن اللغة الهدف أن يراجعها، واستفسر هل تشترط الجهة المعنية ترجمة من مترجم محلف.

8. تحرير رسالة تذكير بالأداء

متى تستعمله: فاتورة غير مؤداة، مع تذكير يجب أن يبقى ودّيًا دون أن يبدو ضعيفًا.

ما يجب التحقق منه: رقم الفاتورة والمبلغ والتاريخ ومعطيات الأداء، بالرجوع إلى برنامجك. وكل إشارة إلى غرامة يجب أن تطابق ما تنص عليه فعلًا شروطك أو العقد.

9. تحرير إعلان توظيف

متى تستعمله: منصب شاغر تريد نشره في موقع للتشغيل، أو على LinkedIn، أو في مجموعة محلية.

ما يجب التحقق منه: أن يصف الإعلان المنصب الحقيقي دون زيادة، وأن تكون الشروط صحيحة، وأن تشتغل طريقة الترشح. واطلب من الشخص الذي سيؤطر الموظف الجديد أن يراجعه.

10. التحضير لموعد مع زبون

متى تستعمله: قبل أول موعد مع زبون محتمل، أو قبل لقاء مهم مع زبون حالي.

ما يجب التحقق منه: احتفظ بالأسئلة المناسبة لمهنتك واحذف الباقي. يجب أن تطابق لائحة الوثائق مساطرك الفعلية. أما الأجوبة عن الأثمان والآجال، فحضّرها بنفسك.

الأخطاء الثلاثة الأكثر شيوعًا

1. عدم إعطاء أي سياق. طلب "اكتب رسالة تذكير" ينتج نصًا عامًا. دقيقة واحدة من السياق (من، ولماذا، وبأي أسلوب، وما الحدود) توفر عليك عدة جولات من التصحيح.
2. لصق معطيات سرية. أسماء الزبناء، وأرقام البطاقة الوطنية، والأجور، والعقود قبل إخفاء الهوية: في أداة عمومية، تخرج هذه المعلومات عن سيطرتك. وفي المغرب، يؤطر القانون 09.08 المعطيات الشخصية، اطلع على مقالنا حول ChatGPT في العمل والقانون 09.08.
3. الثقة دون تحقق. يكتب الذكاء الاصطناعي بثقة حتى حين يخطئ: رقم مختلق، أو مادة قانونية غير موجودة، أو تاريخ منقول بشكل خاطئ. وتبقى أنت المسؤول عما ترسله.

لائحة التحقق قبل استعمال أي جواب

قبل أن ترسل جوابًا من الذكاء الاصطناعي أو تطبعه أو تنسخه في وثيقة، راجع هذه اللائحة:

• الأرقام والمبالغ والتواريخ والأسماء مطابقة للمصدر الأصلي.
• لا شيء مختلق: لا قرار ولا وعد ولا مرجع ولا قانون لم يأت منك أو من الوثيقة.
• الأسلوب يناسب المرسل إليه (زبون، أو إدارة، أو زميل، أو مدير).
• النص يجيب عن الطلب الأصلي دون خروج عن الموضوع.
• كل العناصر التي بين معقوفتين استُبدلت.
• لم تُلصق أي معطيات سرية في الأداة.
• كل ما يُلزم المقاولة (عقد، أو ثمن، أو عقوبة، أو استشارة قانونية أو جبائية) راجعه شخص مختص.

ابن أوامرك الخاصة

هذه الأوامر العشرة نقطة انطلاق. والأنفع أن تبني أوامرك الخاصة على مهامك الحقيقية، ثم تحوّلها إلى وكلاء صغار. وهذا هو هدف تكوين الذكاء الاصطناعي في العمل في مركز ApexTiz بتيزنيت: أربع صبيحات على مدى نهايتي أسبوع، فيها القواعد والمنهجية والذكاء الاصطناعي داخل المتصفح في الأولى، ثم الموصِّلات والوكلاء ومشروع ختامي في الثانية، في مجموعة من 10 أشخاص على الأكثر يشتغلون في ثنائيات بحسابات مؤداة يوفّرها المركز. وتغادر بمشروعك وعدّة من الأوامر وشهادة مشاركة.

أسئلة شائعة

هل تشتغل هذه الأوامر مع النسخة المجانية من ChatGPT؟

نعم. تشتغل مع النسخ المجانية من ChatGPT وClaude وGemini وCopilot. وقد تحد النسخ المجانية أحيانًا من حجم الملفات أو عدد الرسائل: قسم الوثائق الطويلة عند الحاجة.

هل أكتب أوامري بالعربية أم بالفرنسية؟

اكتب باللغة التي تتقنها أكثر، وحدد لغة الجواب التي تريدها. الأدوات تفهم جيدًا العربية الفصحى والفرنسية والإنجليزية. أما الدارجة المكتوبة فصارت مفهومة أكثر فأكثر، لكن جربها قبل أن تستعملها مع الزبناء.

لماذا يتغير الجواب حين أطرح السؤال نفسه؟

المساعدات تحرر جوابًا جديدًا في كل مرة. لذلك يعطي الأمر الدقيق، بشكل محدد وقيود واضحة، نتائج أكثر انتظامًا، ولذلك يبقى التحقق ضروريًا.

هل يمكنني لصق عقد أو لائحة زبناء في ChatGPT؟

ليس كما هو. احذف أولًا الأسماء والأرقام والمعلومات السرية، أو استعمل عرضًا موجهًا للمقاولات يتضمن التزامات مكتوبة بشأن المعطيات. والقانون 09.08 يسري على المعطيات الشخصية.

كم من الوقت أحتاج لأكتب أوامر جيدة؟

بضع حصص من الممارسة على مهامك الخاصة تكفي لاكتساب العادات الصحيحة. والأنجع أن تحتفظ بالأوامر الناجحة وتحسنها مع الاستعمال.